Vanaf 1 juli 2030 is e-facturatie verplicht tussen Nederlandse bedrijven. Je webshop stuurt dan geen PDF meer, maar een gestructureerd bestand dat een computer kan lezen. Het lastige zit meestal niet in je factuurplugin. Het zit in de data die je shop erin stopt.
Wat houdt e-facturatie verplicht precies in?
Het kabinet maakte op 11 september 2026 bekend hoe Nederland de Europese ViDA-richtlijn gaat invullen. Vier punten om te onthouden:
- Per 1 juli 2030 is e-facturatie verplicht bij zakelijke transacties, binnenlands en over de grens.
- Een jaar later, per 1 juli 2031, komt daar een digitale rapportageplicht aan de Belastingdienst bij.
- Ondernemers in de kleineondernemersregeling (KOR, maximaal 20.000 euro omzet per jaar) zijn vrijgesteld van allebei.
- De bewaartermijn wordt tien jaar.
Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie en zou voor de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer moeten. Bron: Rijksoverheid, 11 september 2026.
Geldt dit ook voor jouw webshop?
Alleen als je aan bedrijven verkoopt. De plicht is B2B. Verkoop je uitsluitend aan consumenten, dan verandert er voorlopig weinig voor je.
Let wel op: veel shops zijn zakelijker dan de eigenaar denkt. De zzp’er die gereedschap op de zaak bestelt, de praktijk die kantoorartikelen haalt, de installateur die materiaal bijbestelt. Zodra er een btw-nummer op een order staat, is het een zakelijke transactie. Voor die orders wordt e-facturatie verplicht.
Wat nog niet vaststaat is of je straks ook e-facturen moet kunnen ontvangen. In Belgie is dat wel zo. Dan raakt het iedere ondernemer en niet alleen wie factureert. Dat staat nog niet in de Nederlandse stukken, dus we houden het in de gaten.
Waarom een PDF niet meetelt zodra e-facturatie verplicht wordt
Een factuur die je als PDF mailt is geen e-factuur, ook niet als er netjes een factuurnummer op staat. Een e-factuur is een gestructureerd bestand (XML) waarin elk gegeven een eigen veld heeft: het btw-nummer, het btw-tarief per regel, de valuta, de leverdatum. Een boekhoudprogramma leest dat rechtstreeks in, zonder dat er iemand overtikt.
Dat is precies de reden dat e-facturatie verplicht wordt: de Belastingdienst en je klant willen data, geen plaatje van een factuur.
Je webshop koppelt niet rechtstreeks aan Peppol
Goed nieuws en slecht nieuws. Het slechte: je kunt WooCommerce niet zomaar aan het Peppol-netwerk hangen, er zit altijd een tussenstap tussen. Dat is een facturatiepakket of een dienst die de verzending regelt.
Het goede: dat stuk hoef je niet zelf te bouwen als e-facturatie verplicht wordt. Wat je wel zelf moet regelen is de kwaliteit van je data. Die tussenstap kan namelijk alleen doorsturen wat jouw shop aanlevert. Ontbreekt er een veld, dan wordt de factuur geweigerd en dat merk je pas als de betaling uitblijft.
Waar herken je een shop aan die nog niet klaar is?
Dit zijn de zeven dingen die we in de praktijk het vaakst tegenkomen:
- Geen btw-nummerveld in de checkout. WooCommerce heeft dat standaard niet. Zonder btw-nummer van je klant kun je geen geldige zakelijke e-factuur maken.
- Land als vrije tekst. “Nederland”, “NL”, “Holland” en “nederland” zijn voor een mens hetzelfde. Voor een e-factuur moet het de officiele landcode zijn.
- Lege of dubbele SKU’s. Artikelcodes tellen mee in de opbouw van het bestand. Een lege SKU is een lege regel.
- Gemengde btw-tarieven in een order. Twee producten met 9 en 21 procent in dezelfde bestelling gaat vaker mis dan je denkt.
- Kortingen die nergens meer zichtbaar zijn. Een kortingscode die het totaal verlaagt zonder eigen regel laat een factuur achter die niet optelt.
- Geen officiele bedrijfsnaam. “Jan” is geen zakelijke klant. “Jansen Installatietechniek B.V.” wel.
- Factuurnummers met rare tekens erin. Zie hieronder, dit is de makkelijkste om nu te repareren.
Kijk ook even naar je factuurnummers
Een punt dat niemand noemt en dat je vandaag kunt regelen. Meerdere nummerreeksen naast elkaar mag gewoon, ook als e-facturatie verplicht wordt. De wet vraagt opeenvolgende nummers met een of meer reeksen, waarbij elk nummer maar een keer voorkomt. Bron: Belastingdienst, factuureisen.
Twee dingen wil je wel op orde hebben.
Zet de reeks in het nummer zelf. Dus WS2026-0001 voor je webshop en MA2026-0001 voor je overige facturen. Draai je twee reeksen die allebei bij 1 beginnen, dan bestaat nummer 1 twee keer binnen je onderneming. Nu valt dat niemand op. Zodra e-facturatie verplicht is, controleert de ontvangende boekhouding daar automatisch op.
Gebruik alleen letters, cijfers en een koppelteken. Geen spaties en geen schuine streep. Dat laatste zie je vaak (2026/001) en het geeft problemen, want je factuurnummer belandt ook in bestandsnamen en in links. Een schuine streep wordt daar als mappad gelezen.
Gebruik je nu schuine strepen, pas dan niets aan bij oude facturen. Die liggen vast. Begin gewoon een nieuwe reeks.
Wat je nu al kunt doen, zonder een euro aan software
Drie stappen om je shop klaar te maken voordat e-facturatie verplicht wordt. Je kunt ze deze week zetten.
Stap 1: zet het zakelijke veld aan. Voeg een veld voor bedrijfsnaam en btw-nummer toe aan je checkout, met een vinkje “ik bestel zakelijk”. Doe dit nu, dan bouw je vanaf vandaag de goede data op in plaats van straks vijf jaar aan rommel te moeten opschonen.
Stap 2: exporteer twintig zakelijke orders. Zet ze naast elkaar in een spreadsheet en kijk per order of je alle velden hebt: bedrijfsnaam, btw-nummer, landcode, btw-tarief per regel, SKU. Wat ontbreekt, ontbreekt straks ook in je e-factuur.
Stap 3: bel je boekhoudpakket. Vraag wat zij per 2030 ondersteunen en hoe ze data uit je webshop willen ontvangen. Hun antwoord bepaalt welke kant jouw koppeling op moet zodra e-facturatie verplicht is.
Waarom je hier niet tot 2029 mee kunt wachten
Belgie voerde deze plicht al op 1 januari 2026 in en dat verliep niet vlekkeloos. De adoptie ging hard, maar in de eerste weken bleven facturen steken op een verkeerd kanaal en gingen aangiftes de mist in door dubbele verzendingen. De partijen die op het laatste moment begonnen, hadden het zwaarst.
Hoe dat in België ging, en wat wij ervan kunnen leren, lees je in E-facturatie in België: wat Nederland daarvan kan leren.
Tien jaar bewaren, terwijl je backup negentig dagen teruggaat
Dit punt wordt overal overgeslagen, dus let even op. De bewaartermijn wordt tien jaar. Dat betekent dat je de originele factuurdata een decennium later nog leesbaar en ongewijzigd moet kunnen terughalen.
Nu de rekensom. De meeste hostingpartijen bewaren backups dertig tot negentig dagen. Dat is prima om een site terug te zetten na een ongelukje, alleen dekt het je bewaarplicht niet eens voor een half jaar. Een backup is geen archief.
Wat wel werkt: elke maand je facturen van die maand als eigen bestandenset wegschrijven, met een overzicht erbij dat je gewoon kunt openen. Dus niet alleen een PDF per stuk, maar ook de onderliggende data en een lijst met factuurnummer, datum, klant, bedrag en btw per tarief. Dan kun je in 2033 nog bij je administratie van vandaag, los van welke plugin of hosting je dan draait.
Twee dingen om daarbij goed te doen. Die map mag nooit publiek benaderbaar zijn, want er staan klantgegevens en btw-nummers in. Zet er ook een kopie van buiten je site naast, want een archief dat alleen op je website staat is weg als je website weg is.
Kortom
De datum waarop e-facturatie verplicht wordt ligt in 2030, maar de data die je factuur straks moet vullen verzamel je vanaf nu. Hoe eerder je die velden goed zet, hoe minder je later hoeft op te schonen.
Wil je weten hoe jouw shop ervoor staat voordat e-facturatie verplicht wordt? Wij doen een e-factuur-scan op je webshop: we exporteren een set zakelijke orders, lopen de verplichte velden na en je krijgt een lijstje met wat er ontbreekt. Vraag hem aan via het contactformulier, een kopje koffie erbij mag ook.
